ARC Summer е проект на Академия ARC, чиято цел е да развива артистичните способности на тийнейджъри чрез разнообразни целодневни присъствени курсове с продължителност 1 или 2 седмици. Сред предметите на тези курсове са дигитални изкуства, 2D aнимация, 3D моделиране и създаване на видеоигри.
Записването на всеки участник налага изпълнението на сложна поредица от процеси като подписване на договор, предоставяне на допълнителни документи за издаване на свидетелство за професионална квалификация от МОН и др., както и добавяне към CRM системата на организацията за улесняване на бъдеща комуникация. Благодарение на изработената от нас интеграция и автоматизация, тези процеси се случват максимално лесно и без необходимост от ръчни дейности от страна на екипа на Академия ARC.
Генериране на записи в CRM системата
При постъпването на поръчка, в HubSpot — CRM системата на Академия ARC — се създават няколко записа: за направената поръчка, за записаните курсове и за връзката между потребител и поръчка (поръчки). По този начин служителите на академията винаги разполагат с актуалната информация за всеки клиент, ако е необходимо да осъществят връзка с него или да го консултират за по-нататъшно кариерно развитие.
Тъй като потребителите на ARC Summer обичайно са тинейджъри, е необходимо поръчката да бъде направена от техен родител или настойник. В такива случаи се създава и запис за родителя, както и съответните релации потребител↔родител и сделка↔родител.
Автоматично генериране на договор
След успешното приключване на всяка поръчка се задейства поредица от операции за изготвянето на договор за услугата и съпътстваща документация). Посредством изградената от нас интеграция, процесът се изпълнява автоматично и без риск от механични грешки.
Екипът на ARC академия също получава копие от договора за архивни цели и за подаване на информацията към МОН за издаване на свидетелството за професионална квалификация.